Miksi yritykset valitsevat juuri meidät?

Me emme ketjuta tekijöitä, vaan teemme itse.

Olemme enemmän tapahtumakumppani, kuin ulkoinen alihankkija, joka näkyy jokaisessa kohtaamisessa.

Tarjoamme täydellisen mielenrauhan viestimällä ennakoivasti ja kertomalla tasaisesti, missä mennään. Yhteistyö kanssamme on aidosti henkilökohtaista kumppanuutta: ei tuntemattomia tekijöitä, ei ketjutuksia, vaan selkeä ja suora yhteys meihin.

Pidämme budjetin hallinnassa hyödyntämällä laajaa kontaktiverkostoamme ja kokeneen tuottajan osaamista, mikä säästää yritykseltänne sekä rahaa että resursseja. Prosessimme säästää teiltä myös aikaa – teidän tehtäväksenne jää vain päätöksenteko sekä kutsuttavien listaaminen, me huolehdimme kaikesta muusta. Työskentelytapamme on rento mutta tehokas, ja siksi palaverit kanssamme tuntuvat ennemmin pieneltä hengähdystauolta kuin kuormittavalta projektilta.

Asiakkaan suurimmat haasteet (ja miten ratkaiset ne)

! Resurssipula: henkilöstöllä ei ole aikaa tai osaamista tehdä tapahtumaa → me vapautamme kädet.

! Kommunikaation puute: tieto ei kulje osallistujille → me otamme viestinnän haltuun ja huolehdimme siitä aina ennakkoviestinnästä loppuraportointiin saakka.

! Kalliit virhevalinnat: väärät bändit, väärät palvelut, väärä hinta → me buukkaamme edullisesti toiveidenne pohjalta tapahtumaan sopivat toimijat.

! Ulkoistamisen illuusio: ulkoistettu tapahtuma ei tunnu omalta → varmistamme, että brändinne näkyy, kuuluu ja tapahtuma tuntuu omaltanne.

! Viime hetken paniikki: asiat huomataan vasta kun ne pitäisi olla valmiina → me ennakoimme puolestanne.

Tapahtumatuotannot sujuvat hyvässä yhteistyössä myös muiden tapahtumatoimistojen kanssa.

Tapahtumatuottajan palvelut:

Suunnittelu ja konseptointi – tapahtuman ideointi, ohjelmarunko ja teeman rakentaminen.

Tuotannon koordinointi – tilat, tekniikka, aikataulut ja yhteistyökumppanit hallintaan.

Ohjelma ja esiintyjät – sopivat sisällöt, juontajat, esiintyjät ja aktiviteetit tapahtuman tavoitteiden mukaan.

Henkilöstö ja promoottorit – osaava tiimi varmistaa sujuvan toteutuksen ja hyvän asiakaskokemuksen.

Markkinointi ja viestintä – tapahtuman näkyvyys ennen, aikana ja jälkeen.

Paikan päällä toteutus – käytännön järjestelyt, ongelmanratkaisu ja tilannetaju takaavat onnistumisen.

Kokonaisvaltainen tapahtumatuotanto varmistaa, että tilaisuutesi on hallittu alusta loppuun ja jättää osallistujille positiivisen muistijäljen.

Kenelle palvelumme sopivat

Toteutamme tapahtumia, jotka vahvistavat yhteisöllisyyttä, brändiä ja elämyksellisyyttä – oli kyseessä pieni tiimipäivä tai suuri yleisötapahtuma. Meidän tehtävämme on tehdä jokaisesta tilaisuudesta juuri teidän näköisenne.

Palvelumme sopivat erityisesti:

• Yrityksille – henkilöstöpäivät, kick-offit, juhlat ja muut yhteishenkeä vahvistavat tilaisuudet.
• Yritysten asiakastapahtumiin ja messuille – brändiä vahvistavat tilaisuudet, joissa jokainen yksityiskohta tukee viestiänne.
• Pikkujouluihin ja sesonkitapahtumiin – tunnelmalliset ja huolellisesti suunnitellut juhlat, jotka jäävät mieleen.
• Yhdistyksille ja seuroille – yhteisölliset tapahtumat, joissa ammattimainen tuotanto tekee ideasta elämyksen.

Olipa tavoitteesi inspiroida, kiittää tai juhlistaa – me autamme luomaan tapahtuman, joka tuntuu oikealta ja onnistuu täydellisesti.

Referenssit ja esimerkit

Tapahtumamme syntyvät huolellisesta suunnittelusta, yhteistyöstä ja intohimosta luoda elämyksiä, jotka jäävät mieleen. Olemme olleet mukana toteuttamassa monipuolisia tapahtumia – messuja, yritystilaisuuksia, asiakastapahtumia ja kansainvälisiä kokonaisuuksia. Jokainen projekti on meille mahdollisuus ylittää odotukset ja tehdä tapahtumasta jotain ainutlaatuista.

Case: GPD 2025 – kansainvälinen lasialan konferenssi

Glass Performance Days 2025

Glass Performance Days eli GPD on kolmipäiväinen kansainvälinen lasialan konferenssi- ja verkostoitumistapahtuma, joka kokoaa yhteen alan ammattilaiset, tutkijat, arkkitehdit, suunnittelijat, lasinjalostajat, laitevalmistajat ja muut toimijat ympäri maailmaa. Tampereella Nokia Arenalla järjestetty GPD 2025 sisälsi konferenssiohjelmaa, näyttelyn, työpajoja, verkostoitumista sekä erilaisia iltatapahtumia.

Osana Glastonin pientä tapahtumatiimiä toimin keskeisessä roolissa GPD 2025 -tapahtuman suunnittelussa, koordinoinnissa ja käytännön toteutuksessa. Työskentelin projektissa vuoden ajan ja vastasin useista kansainvälisen tapahtuman kokonaisuuksista aina järjestelmien rakentamisesta näytteilleasettajien palveluun ja tapahtumapäivien toteutukseen.

Vastuualueisiini kuuluivat muun muassa:

• näytteilleasettajien yhteydenpito ja osastojen suunnittelun koordinointi
• osastokalusteiden, -rakenteiden ja painomateriaalien suunnittelun sekä tilausten koordinointi
• lippu- ja osastomyyntialustojen rakentaminen ja hallinnointi
• ilmoittautumislomakkeiden ja näytteilleasettajien osastosuunnittelulomakkeiden rakentaminen Kongressi -alustalle
• osastorakenteiden ja lisäpalveluiden myynti- ja vuokrausalustan toteuttaminen
• lippu- ja osastomyynnin laskutus, maksujen seuranta sekä jälkikoordinointi
• kansainvälisten kumppaneiden viisumiprosessien tukeminen
• yhteistyökumppaneiden, palveluntarjoajien ja muiden sidosryhmien viestintä
• kolmipäiväisen päiväohjelman sekä iltatapahtumien koordinointi ja toteutus
• tapahtuman lukuisten käytännön yksityiskohtien yhteensovittaminen ennen tapahtumaa ja sen aikana

GPD 2025 toteutettiin tiiviissä yhteistyössä pienen tapahtumatiimin kanssa. Kokonaisuuden onnistuminen perustui huolelliseen ennakkosuunnitteluun, nopeaan reagointiin ja kykyyn hallita samanaikaisesti useita järjestelmiä, aikatauluja ja kansainvälisiä sidosryhmiä.

Lopputuloksena syntyi sujuvasti toteutettu kansainvälinen tapahtumakokonaisuus, joka toi lasialan ammattilaiset eri puolilta maailmaa Tampereelle verkostoitumaan, jakamaan tietoa ja tutustumaan alan uusimpiin innovaatioihin.